Claves para mejorar la gestión del tiempo y la productividad de un negocio

Organizar las horas de trabajo para que se aproveche el tiempo al máximo es la clave para conseguir que una empresa sea productiva, pero no basta sólo con eso. También es importante mantener a los trabajadores motivados y premiar sus esfuerzos con descansos y jornadas laborales amoldables al ritmo real de trabajo, sin que tengan que estar más tiempo del necesario en la oficina y pudiendo compaginar su vida profesional y personal.

España se caracteriza por ser uno de los países de Europa con jornadas laborales más largas y sin embargo con menores porcentajes de productividad. La mentalidad de “cuantas más horas en la oficina más trabajo se saca” que mantienen muchos empresarios en nuestro país, ha desembocado en una imagen exterior negativa como consecuencia de los bajos resultados del entramado empresarial español.

Los resultados de una investigación realizada por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) también el pasado año corroboran estos datos ya que, según analizaron, “cuanto más trabajaban las personas más disminuye la productividad”.

Y es que, según explican desde Workmeter, empresa especializada en software para mejorar la productividad y gestión del tiempo de las organizaciones, “sólo un 45% de la jornada laboral en nuestro país es productiva”. Es fundamental una correcta gestión del tiempo de trabajo para conseguir que los empleados rindan más y mejor “ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización”.

La planificación de tareas es imprescindible para mejorar la rentabilidad de los trabajadores y que se puedan realizar todas las tareas sin postergarlas de un día a otro. Aproximadamente el 35% de la jornada laboral se gasta en tareas necesarias pero no importantes, por lo que jerarquizar el trabajo es una de las principales claves para una buena gestión del tiempo que ayude a mejorar la productividad de las empresas.

¿Cuáles son los principales problemas de la gestión del tiempo?

Como destacan en la web de Workmeter, existen algunos factores que influyen en que las empresas hagan una mala gestión del tiempo de trabajo como la falta de objetivos, el exceso de interrupciones durante la jornada, la confusión entre las tareas importantes y las urgentes o el “abuso o mal uso de herramientas como el correo electrónico”.

De hecho, en relación a este último punto, destacan datos como que el correo electrónico se consulta alrededor de 20 veces por hora y que “al menos el 25% de la jornada laboral se invierte en consultar o responder emails”.

La no jerarquización de las tareas, la falta de metas y de coordinación entre los equipos así como la poca implicación de directivos y altos cargos en la gestión del tiempo en sus empresas, derivan en una alta tasa de desmotivación de los empleados y poca implicación en los proyectos de la empresa.

Una buena gestión del tiempo de trabajo y evitar problemas como los que se han planteado, puede desembocar en una optimización de las horas de trabajo, buen ambiente laboral, calidad de vida para los trabajadores que se traducirá en un mayor esfuerzo en sus puestos, y, en consecuencia, el incremento de la productividad de las empresas.